#Bedrijfsvoering

Onderhoud efficiënt organiseren

FOTO's JAN WILLEM SCHOUTEN - De Field Service App op de iPad voorkomt allerlei dubbele handelingen in het werkproces van de onderhoudsafdeling.

De digitale timmerman? Welnee, zegt Kees van Buuren, hoofd afdeling Kleinbouw bij Aannemingsbedrijf Draisma. “Ons ambacht verdwijnt niet.” Maar de iPads met zogenoemde ‘field service app’ waarmee zijn mannen tegenwoordig op pad gaan, maken het werk eromheen – planning, administratie, facturering – een stuk gemakkelijker en efficiënter.

Het middelgrote Aannemingsbedrijf Draisma in Apeldoorn heeft zoals zoveel bedrijven van enige omvang een afdeling Kleinbouw voor het traditionele werk: renovaties en verbouwingen, enkelvoudige nieuwbouw, restauratiewerk en service en onderhoud. Met dertig vaklieden en acht man UTA-personeel en 1 aanspreekpunt voor de klant realiseert deze afdeling jaarlijks een omzet van 8 tot 10 miljoen euro.

In 2006 kreeg service & onderhoud een aparte status. Waarom? “Vanuit de gedachte dat er altijd onderhoud is en ook voor een stuk aftersales bij grotere werken van Draisma. Toen wisten we natuurlijk nog niet wat ons in 2008 te wachten stond”, zegt Van Buuren.

Door de crisis is onderhoud alleen maar belangrijker geworden en een groter deel van de omzet van de afdeling Kleinbouw gaan bedragen. Wat dan ook resulteerde in een groei van diensten: een transitie naar beheer en onderhoud, invoering van een 24-uurs servicedienst, track & trace en het aanbieden van onderhoudspakketten. Van 2,5 ton omzet in 2006 ging de afdeling Service & Onderhoud naar ruim 2 miljoen vandaag de dag. Er werken drie mensen ‘binnen’, en zestien vaklieden met bussen ‘buiten’.

Dubbele handelingen

Tegelijkertijd met die groei ontstond bij Draisma duidelijk de behoefte aan een efficiënter werkproces. “Want”, zegt Van Buuren, “je snapt dat een onderhoudsafdeling veel administratieve handelingen kent. Veel bonnetjes die moeten worden bijgehouden, veel dubbele handelingen in het proces: de timmerman die zijn werkbon aflevert bij de administratie, alwaar iemand deze bon vervolgens overtikt in het systeem, waarna er weer een verkoopfactuur van wordt gemaakt.”

 

Dat moest eenvoudiger kunnen. Een analyse van het werkproces van de afdeling leverde een ingewikkeld stroomschema op en leidde dan ook tot de conclusie dat er besparingen mogelijk moesten zijn. “We wilden terug naar de basis”, zegt Van Buuren. De leidraad werd het treintje: Aanmaken werkbon -> Werkbon naar vakman -> Verwerken uren en materialen -> Controleren en goedkeuren -> Factureren.
De oplossing: software op kantoor en een zogenoemde ‘Field Service App’ op de iPad voor de mannen ‘buiten’. Draisma legde zijn wensen neer bij Exact, een softwareleverancier waar het bedrijf al mee samenwerkte.

Wat moet het opleveren?

Concreet moest de app voor Draisma een aantal zaken opleveren. Aan de uitvoeringskant bijvoorbeeld reistijdvoordeel, mogelijkheden om efficiënter te plannen en minder administratie voor de man op het werk en voor de backoffice (de planner). Uitgangspunt hierbij was een kwartier per man per dag aan uren te besparen. Op het gebied van de administratieve afhandeling wilde Draisma de foutkans bij het uren boeken verminderen en sneller factureren. Uitgangspunt: een halve dag per week besparing bij administratie. Totale beoogde besparing: gemiddeld 38.000 euro per jaar.

Praktijk

Van het bovengenoemde is veel nu – na een jaar of twee implementeren – werkelijkheid. Er is een digitaal planbord: op kantoor wordt de werkbon digitaal aangemaakt en gesleept naar de digitale agenda (zichtbaar op het planbord) en gekoppeld als een taak aan een van de zestien uitvoerende medewerkers die een iPad op zak hebben. Zij hoeven daardoor ’s ochtends niet eerst naar kantoor te komen om te horen waar zij het eerst naar toe moeten, maar kijken op hun tablet naar de planning en kunnen direct naar de eerste klant rijden.
Uren en materialen (een foto van de aankoopbon wordt gemaakt met de tablet en direct geüpload) kunnen worden verwerkt in hetzelfde projectbestand. Hieraan zijn ook de (stuks)prijzen gekoppeld. De vakmannen hoeven niet alles in te tikken – “daar hebben ze met hun dikke vingers over het algemeen een hekel aan”, weet Van Buuren – want voor alle onderdelen van de bon zijn keuzemenu’s ontwikkeld, waarin de betreffende gegevens alleen maar aangeklikt hoeven te worden. Na gereedmelding en controle door kantoor volgt met een druk op de knop de factuur. “Er zijn dus veel dubbele handelingen uit het proces gehaald. Die geven ook steeds kansen op fouten; die kans is nu bijna nihil.”

Vanaf december live

Het systeem werkt vanaf december. De implementatie ervan heeft wel meer tijd en daarmee meer geld gekost dan van tevoren ingeschat, zegt Van Buuren. “Dat hebben we echt onderschat. Niettemin ben ik hier erg optimistisch over, omdat we inmiddels ook digitaal factureren en in combinatie daarmee 45.000 euro per jaar besparen, meer dan vooraf berekend. De investering in het systeem was iets hoger wat betreft menskracht en inwerktijd, in totaal 100.000 euro tegenover een aanvankelijk begroot bedrag van 70.000 euro, maar in drie jaar verdienen we dat terug.”

Naast efficiency levert het werken met dit systeem ook nieuwe opdrachtgevers op, is Van Buurens overtuiging. “Achmea is net klant van ons geworden. Werken met een systeem zoals dat van ons was daarvoor geen vereiste, maar het helpt wel. Het is ook gewoon goed voor het imago: we laten zien dat we een modern bedrijf zijn. Dat geldt ook voor de bouw in het algemeen. Mensen zien wat wij doen en denken ‘er gebeurt wat in die bouw’.

Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Met deze wekelijkse nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de bouw.