Resultaatgericht Samenwerken (RGS) beleeft de laatste twee jaar een flinke opmars. Een derde van de vastgoedonderhoudsbedrijven werkt volgens deze methode en ook de corporaties hebben de aanpak ontdekt. De reguliere aannemers missen tot dusver de boot. Hoe kunnen ze aanhaken?
Corporaties en vastgoedonderhoudsbedrijven die RGS hebben verankerd in hun bedrijfsproces willen nooit meer terug naar het tijdperk van aanbesteden op basis van laagste prijs. Wat is het geheim achter het succes van RGS, dat voortgekomen is uit Resultaat Gericht Vastgoedonderhoud?
In een notendop komt het erop neer dat opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk het gewenste kwaliteitsniveau van een gebouw bepalen en op basis daarvan onderhoud en beheer voor een meerjarige periode calculeren, in stand houden en bewaken. De opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor de afgesproken kwaliteit van het gebouw.
Grote kostenbesparing
Het meetbaar maken van vastgoedonderhoud en het resultaatgericht samenwerken tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en vastgoedgebruiker c.q. beheerder scheelt enorm in kosten en verhogen de arbeidsproductiviteit en gebouwkwaliteit fors. Ter indicatie de onderzoekscijfers van TNO: 20% besparing op directe kosten (bijv. een lagere onderhoudsfrequentie) en 50% besparing op indirecte kosten (bijv. minder bouwvergaderingen in de uitvoerende fase). Bovendien – en dat is geen onbelangrijke factor – het ontwerp – en bouwproces zou er met RGS veel leuker op worden.
Stroomversnelling
Vele opgestarte projecten met RGS zijn momenteel in de fase van onderhoud en beheer aanbeland. “Er zijn nog geen statistische successen te melden”, weet programmamanager Remco Spiering van de stichting RGS die het resultaatgericht samenwerken stimuleert met kennisuitwisseling, opleidingen en publicaties. “Echter, de deelnemers aan het RGS-programma zijn zeer enthousiast zijn over deze werkwijze. Dat werkt als een olievlek op de rest van vastgoedonderhoudsbedrijven en corporaties die er serieus over nadenken om RGS toe te gaan passen. We zien dat de laatste twee jaar RGS echt in een stroomversnelling is geraakt. Onze doelgroep zijn de corporaties. Reguliere aannemers? Nee, daar ligt onze focus niet. We weten niet hoeveel algemene bouwbedrijven zich ermee bezighouden.”
De onderhoudsbedrijven zijn en masse op het resultaatgericht samenwerken ingesprongen, waar de reguliere aannemers achterblijven. “De bouwbedrijven hobbelen wat RGS betreft achter de onderhoudsbedrijven aan”, beaamt Remond Molenkamp van bouwsamenwerkingsbureau Remond dat onder meer gespecialiseerd is in RGS. “Sommige aannemers gaan zich er nu in verdiepen of ze huren een onderhoudsbedrijf in, maar dat vindt deze meestal niet ideaal; zij pakt het project liever zelf op. Voor algemene aannemers heeft RGS zeer veel toegevoegde waarde, maar dat wordt nog onvoldoende onderkend. De vastgoedonderhoudsbedrijven hebben wat dat betreft een grote slag geslagen.”
RGS betekent cultuuromslag
Willen de bouwbedrijven niet de boot missen en aanhaken, dan zullen ze zich moeten verdiepen in wat RGS voor hen kan betekenen en wat ze moeten doen, maar ook vooral laten. In de cultuur van de bouw zijn veel aannemers en toeleveranciers nog gewend om de kaarten voor de borst te houden, qua calculaties, engineering en uitvoeringsmethodes. Met resultaatgericht samenwerken verandert dat totaal. Opdrachtgever, architect, aannemer, installateur en toeleveranciers delen aan de voorkant van het proces alle kennis en data met als doel een zo waardevol mogelijk gebouw te realiseren voor de gebouwgebruiker.
“De cultuuromslag maken is de grootste uitdaging voor partijen bij RGS”, weet Spiering uit ervaring. “Volgens de traditionele manier van werken timmeren de woningcorporaties de bestekken volledig dicht omdat ze bang zijn teveel voor het project te gaan betalen. Dat onderlinge wantrouwen moeten beide partijen overwinnen. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemers moeten hun totale personeel meenemen in de nieuwe werkwijze, want het betekent een totale cultuuromslag. Opdrachtgever en opdrachtnemers maken gezamenlijk een functioneel program van eisen. Ze formuleren samen de prestatie-eisen waaraan het gebouw moet voldoen, delen informatie over de kosten en de verwachte winstmarges. Ze verdiepen zich in elkaars belangen en problemen, zodat er in de uitvoeringsfase bijvoorbeeld veel minder bouwvergaderingen hoeven plaats te vinden en er dus kosten bespaard worden.”
Spiering vervolgt met een glimlach: “Het klinkt mooi, maar de praktijk is behoorlijk weerbarstig. Zo trok een opdrachtgever haar handen af van het project toen een aannemer de afgesproken 2% winstmarge van 20 miljoen claimde; dat vond de opdrachtgever te gortig… Maak dus heldere afspraken en geef elkaar het vertrouwen! In feite moet RGS-project voordelen opleveren voor de opdrachtgever, opdrachtnemers en de gebouwgebruiker.”
Andere skills
Coen Hagedoorn Bouwgroep kent inmiddels het klappen van de zweep. Eén van de koplopers in het uitoefenen van RGS. Volgens vastgoedadviseur Jeroen Vonk voeren steeds meer woningcorporaties, met wie Hagedoorn werkt, pilot-projecten met RGS uit. “Dat is voor ons een gunstig teken”, aldus Vonk, “hoewel het gros van onze onderhoudsprojecten nog altijd traditioneel verloopt. Maar als we resultaatgericht samenwerken trekken we veel verantwoordelijkheid naar ons toe; zo kunnen we zelf ons projectteam samenstellen dat we geschikt vinden om vroeg in het traject aan te laten haken. We werken dus met een vaste pool van toeleveranciers, maar selecteren de meest relevante voor een bepaalde opdracht.”
Vonk ervaart dat niet iedere opdrachtgever precies volgens het RGS-boekje (RGS Leidraad) werkt. “De ene corporatie wil meer in eigen hand houden, terwijl de ander de engineering en onderhoud volledig aan ons overlaat. Dat betekent voor onze organisatie dat we in het voortraject andere skills gebruiken. De werkvoorbereider heeft meer petten op. Hij moet de opdrachtgever het hemd van het lijf vragen, de gebouwgebruikers begeleiden en de bouwkundige kwaliteit van het gebouw inventariseren. In de onderhoud- en beheerfase is het plannen en beschrijven van het onderhoud van cruciaal belang. We hebben iemand volledig vrij gemaakt om het RGS-proces van A tot Z te standaardiseren. Het is voor iedereen binnen Hagedoorn een compleet logische werkwijze geworden.”
Leren door te doen, leren van elkaar
Volgens stichting RGS is resultaatgericht samenwerken een kwestie van leren door te doen en leren van elkaar. Ofwel; doe kennis op, experimenteer volop en zoek partijen die er al ervaring mee hebben opgedaan. Honderden cursisten – van directeur tot werkvoorbereider en uitvoerenden – hebben inmiddels de trainingen van stichting RGS gevolgd. De in Twente gevestigde Stichting Pioneering verzorgt sinds 2013 de leergang Resultaat Gericht Samenwerken in Onderhoud. Op 1 november werd de 100ste deelnemer in het zonnetje gezet.
Deelnemers – voornamelijk werkvoorbereiders, calculators en uitvoerders van opdrachtnemers en inkoopmanagers van corporaties – worden in multidisciplinaire projectgroepen ingedeeld. In elke leergang staat een uitvraagcase van een opdrachtgever centraal. Een professionele jury bepaalt welke groep het best passende RGS-voorstel levert.
Inmiddels staat de teller op 116 deelnemers, afkomstig van corporaties, vastgoedonderhoudsbedrijven en toeleveranciers uit voornamelijk Oost Nederland. De werkgroepen werken samen met studenten bouwkunde van Saxion Hogeschool om prestatie-eisen te omschrijven, businesscases samen te stellen en rekenkundige modellen op te stellen. De huidige generatie studenten Bouwkunde aan de hogescholen Saxion, Utrecht en den Haag kunnen een minor-opleiding volgen waarin RGS uit de doeken wordt gedaan.
“We zijn de experimentele fase van RGS voorbij”, zegt coördinator Glenn Stern van de leergang RGS in Onderhoud. “Het is de laatste twee jaar hard gegaan met de ontwikkeling en toepassing. We willen deze leergang landelijk gaan uitrollen; branchevereniging voor corporaties Aedes ondersteunt het belang van deze aanpak. Wat dat betreft heeft de crisis zeker een rol van betekenis gespeeld; opdrachtgevers beseffen dat ze op een effectievere manier met beheer en onderhoud van hun vastgoed moeten omgaan. Ze zijn daarbij afhankelijk van de kennis en kunde van marktpartijen. Ik sta er versteld van hoe transparant de deelnemers naar elkaar zijn.”
Tips & tricks RGS
– Creëer commitment voor Resultaatgericht Ssamenwerken door het hele bedrijf.
– Signaleer tijdig oude gewoontes en stuur tijdig bij.
– Opdrachtnemer: leer denken als een opdrachtgever.
– Ga voor de beste kwaliteit voor de opdrachtgever en gebouwgebruiker.
– Deel begrotingen, calculaties en verwachte winstmarge met elkaar.
– Houd prestatie-eisen praktisch haalbaar; schiet niet teveel door in je idealen.
– Laat opdrachtgever en opdrachtnemer functionele eisen samen uitwerken en toets deze aan de wensen van gebouwgebruikers.
– Haal de schotten tussen ontwerp, engineering, beheer en onderhoud weg.
– Opdrachtnemer houd je aan gemaakte afspraken t.a.v. beheer en onderhoud.
– Maak prestatie-eisen meetbaar.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.