#Uitvoering

Handiger, sneller en overzichtelijker met een app

Kwaliteitsinspecties, opleverpunten wegwerken en klachtenafhandeling. Het is voor een groeiende groep aannemers niet langer een kwestie meer van formulieren invullen, lijsten opstellen, digitale foto’s maken en inladen, en een hoop mails versturen. Het gaat allemaal veel handiger, sneller en overzichtelijker met een app.

Collega’s hebben weddenschappen op hem gezet, zegt Koos Spapen. Dat hij, iemand van de oude stempel, op de digitale tour zou gaan? Nooit van zijn levensdagen. Maar sinds ongeveer een jaar is de Hoofduitvoerder Nazorg bij Van der Ven Bouw & Ontwikkeling helemaal om en gaat hij gewapend met iPad de bouwplaats over. Van vroeger uit deed Spapen sec de opleveringen voor de bouwer uit Tilburg, maar tegenwoordig is hij ook tijdens de bouw van projecten – waarvan Van der Ven er nogal wat in eigen ontwikkeling doet – opzichter en kwaliteitscontroleur die eigen mensen en onderaannemers achter de broek zit. De hoofduitvoerder wijst op schoonheidsfoutjes in de uitvoering die moeten worden opgelost.

De iPad met app is een nieuw stuk digitaal gereedschap dat het leven van uitvoerders en opzichters een stuk gemakkelijker maakt. Spapen zag de tablets al langer opduiken bij opleveringen. Vereniging Eigen Huis bijvoorbeeld, liep ermee rond om missers van bouwers mee te registreren. “Maar met een systeem dat gebreken enkel constateert. Iets waar wij als bouwers mee uit de voeten kunnen, zag ik nergens. Zo’n programma wordt voor mij pas handig als je er fouten snel mee inzichtelijk kunt maken, deze snel kunt wegleggen bij de verantwoordelijke partij – korte lijnen dus – en wanneer het vooral juist niet méér werk oplevert dan de traditionele werkwijze, de handgeschreven lijst. Dat was bij programma’s – ook programma’s die wij wel eens hebben gebruikt – niet het geval, vond ik.”

Foto met iPad

De app die Spapen nu gebruikt, heet ED Controls. Hoe het werkt? In het programma laat hij door de helpdesk van ED Controls een project aanmaken. De plattegronden van het project worden door de eigen werkvoorbereiding in PDF-formaat naar dat project gestuurd en zijn vervolgens oproepbaar. Wanneer Spapen nu een rondje maakt over de bouw en hij een gebrek constateert – zeg, een kras in het glas – dan markeert hij de exacte locatie op de plattegrond, maakt hij een foto met zijn iPad, kan eventueel met de touchscreen de specifieke plaats aangeven op de foto, en slaat deze vervolgens op zodat deze aan de exacte locatie wordt gekoppeld. Na het invoeren van een datum waarop de klacht verholpen moet zijn en een omschrijving van het gebrek, wordt deze klacht opgeslagen. Op dat moment wordt dit gebrek – bij deze app ‘ticket’ genoemd – een geel bolletje. Zodra hij het e-mailadres van de verantwoordelijke partij – in dit geval de glaszetter – ingevuld heeft, wordt dit gebrek een rood driehoekje in het programma. De melding is gemaakt.

Van rood driehoekje naar grijs vierkantje

De glaszetter krijgt nu een mailtje via het systeem. Hij kan vervolgens inloggen en in het betreffende project het ticket zien. Hij neemt dit in behandeling. Na afhandeling door de glaszetter klikt hij dit in het systeem aan, waardoor het een groen vierkantje wordt. Eventueel levert hij ook een foto aan met iPad of smartphone als bewijs. Spapen ziet op zijn beurt het ticket groen worden, weet dat het werk is gedaan en archiveert vervolgens het punt, nadat deze door hem of de opdrachtgever persoonlijk gecontroleerd is. Het vierkantje wordt grijs en verdwijnt van de pagina (maar niet uit het systeem). Een wereld van verschil met voorheen, zegt Spapen: “Ik ben 20 jaar bouwplaatsen over geweest met handgeschreven lijsten. Je noteerde: een kras in appartement X, het tweede raam van rechts, op ooghoogte, links in de hoek, aan de buitenzijde. Voor je het weet had je al een heel verhaal op papier gezet. Ik maakte foto’s, reed vervolgens terug naar kantoor, laadde de foto’s in, mailde die – heel omslachtig allemaal. En dan was het nog maar afwachten of die onderaannemer het snapte en het gebrek kon vinden. Ik kan nu direct tickets aanmaken en die uitzetten. Die snelheid, samen met de duidelijke locatie, dat is het ideale.”

Klachten van kopers

Voor Spapen gaat het gebruik van de app al verder: hij gebruikt deze ook voor klachtenafhandeling van kopers van nieuwbouwwoningen. Een lekkende kraan? Een deur die klemt? Ook dat betekende voorheen voor hem een ritje naar de betreffende woning op vrijdagmiddag, een foto maken, inladen, klachtenbon schrijven, versturen en dan maar afwachten tot de verantwoordelijke partij actie ondernam. Gebeurde er een dag of twee dagen niets, dan hing de koper boos aan de lijn. Vanaf nu kan diezelfde koper via een vereenvoudigde versie van het systeem inloggen en de klacht melden op dezelfde wijze als een uitvoerder dat kan. Locatie aangeven op de plattegrond, stukje tekst erbij, eventueel een foto en op de knop drukken – klaar. Spapen: “Ik zie dat binnenkomen en neem het in behandeling. Dat kan zelfs ’s avonds als ik thuis nog even wat tickets wegwerk. Die koper krijgt een melding en ziet dus meteen dat er iets met zijn klacht gebeurt.”

Archief

Hij is ook enthousiast over het archief dat op deze manier wordt opgebouwd. “Wij hebben hier in Tilburg een studentenflat gebouwd. Stel nu dat er een klacht komt over een lekkende kraan en de opdrachtgever boos meldt dat daar al vaker over geklaagd is. Ik kan dat dan precies zien in mijn systeem. Kopersopties bij nieuwbouwwoningen: hetzelfde verhaal. Als er een klacht komt over een keuken en ik zie dat wij drie jaar geleden de woning casco hebben opgeleverd zonder keuken, dan weet ik dat die klacht onterecht is. Ook voor nazorg en langjarig onderhoud is het daarom ideaal. En heel wat anders dan de Rolodex met alle klantgegevens die vroeger op mijn bureau stond.”

Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Met deze wekelijkse nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de bouw.