De marges in de bouw zijn flinterdun. Eén fout kan een hele klus onrendabel maken. Vooral in service en onderhoud is de druk groot, merkt Boy Mailuhu, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van bouwsoftware bij Exact. “Het zijn kleine opdrachten met lage bedragen. Met de juiste software is het toch mogelijk om ook daar winst te behalen.”
Service- en onderhoudswerk vraagt om een snelle doorloop: vandaag plannen, morgen uitvoeren, overmorgen factureren. Wanneer je per klus veel administratief werk moet verrichten, gaat dat al snel ten koste van de marge. Volgens Mailuhu draait het om een efficiënt proces van aanname tot facturatie.
“Met Exact Online Bouw kun je opdrachten digitaal ontvangen, plannen, uitvoeren en afhandelen. Allemaal binnen één systeem. De winst zit in die integratie. Zodra een woning- corporatie of VvE een opdracht aanlevert, verschijnt die automatisch in de planning. De monteur ziet in de mobiele app wat hij moet doen, voert zijn uren en materialen in en laat de bewoner digitaal aftekenen. De terugkoppeling naar kantoor gebeurt direct. Zo bespaar je tijd én voorkom je fouten.”
Papierwinkel verleden tijd
Dat digitalisering in de praktijk werkt, bewijst Bouwbedrijf Gelens uit Etten-Leur. Sinds het bedrijf overstapte op Exact Online Bouw is de papierwinkel verdwenen. Projectleider en mede- eigenaar Mitchell Roovers vertelt: “Vroeger lagen de dossiers in bakken, gesorteerd op straatnaam. Nu weet iedereen altijd en overal wat die moet doen. Bonnen, werkorders, uren en materialen voeren we ter plekke in via de mobiele app. Alles wordt automatisch gesynchroniseerd met kantoor. Dat levert enorme tijdswinst op.”
Vooral bij onderhoudscontracten met woningcorporaties ziet Roovers het verschil. “We hebben vaste prijsafspraken. Dankzij Exact kunnen we prijslijsten vooraf koppelen aan werkbonnen, zodat facturen direct kloppen. Handmatig werk met Excel en bonnetjes is verleden tijd. Van deze efficiëntie konden we vroeger alleen maar dromen.”
Mailuhu herkent dat beeld. “Bedrijven als Bouwbedrijf Gelens combineren grote bouwprojecten met service en onderhoud. In Exact Online Bouw kunnen beide typen projecten naast elkaar draaien – binnen één omgeving. Dat geeft rust en overzicht. Je hoeft geen aparte systemen meer te onderhouden.”
Slim plannen, minder kilometers
Een belangrijk pluspunt is de vernieuwde werknemersplanning. Daarmee kunnen bedrijven meerdere kleine klussen op één dag efficiënt verdelen. “De planner ziet in één oogopslag wie beschikbaar is en waar hij zich bevindt”, legt Mailuhu uit. “Vervolgens krijgt de monteur de opdracht direct op zijn telefoon. Geen ritjes meer naar kantoor om een bon op te halen.” Roovers vult aan: “Dat scheelt enorm veel tijd. Vroeger stonden medewerkers geregeld op kantoor om nieuwe opdrachten op te halen. Nu rijden ze van klus naar klus met de app als gids. Alles wat ze nodig hebben, zit in hun broekzak.”
Meer grip met data
Naast tijdsbesparing biedt de software ook beter inzicht in prestaties en marges. “Grip op je marge begint met inzicht. Alle gegevens uit de projecten komen samen in dashboards of BI-tools,” zegt Mailuhu. “Bedrijven zien realtime hoe ze ervoor staan. Waar loopt het goed, waar loopt marge weg? Dat maakt sturen op feiten mogelijk.”
Roovers ziet die inzichten als essentieel voor groei: “Wij gebruiken Power BI in combinatie met Exact. Zo hebben we grip op onze kosten, productiviteit en doorlooptijd. Zonder dat inzicht kun je geen winstgevend onderhoudsbedrijf runnen.”
Digitalisering is noodzaak
Volgens Mailuhu is digitalisering allang geen nice-to-have meer. “De marges zijn te krap om alles handmatig te doen. Wie zijn serviceafdeling winstgevend wil houden, moet automatiseren. Digitalisering is geen kostenpost, maar een voorwaarde voor continuïteit. Door alle projectinformatie – tekeningen, foto’s, materialen – centraal op te slaan, voorkom je dat er informatie verloren gaat. Onze kwaliteitsmodule met checklists helpt bovendien om de uitvoering te borgen en lessen te trekken voor volgende projecten. Zo krijg je grip op kwaliteit én op kosten.”
Mailuhu ziet bovendien dat het de samenwerking verbetert. “Iedereen werkt met dezelfde informatie, van monteur tot projectleider. Daardoor kun je sneller schakelen en fouten voorkomen. Dat verhoogt efficiëntie en het werkplezier.” Roovers bevestigt dat effect: “De jonge jongens pakten het snel op en hielpen de oudere collega’s. Natuurlijk moppert er altijd wel iemand dat hij geen administrateur is, maar uiteindelijk is iedereen blij dat hij niet meer met papieren hoeft te slepen.”
Minder fouten, snellere doorlooptijden
Mailuhu verwacht dat de komende jaren nog meer winst te behalen valt met automatisering. “Denk aan elektronische facturatie via het Peppol-netwerk of de inzet van onze AI-assistent. Die helpt nieuwe medewerkers sneller hun weg te vinden in de software. Zeker in een sector met veel verloop is dat waardevol.”
Roovers kijkt eveneens vooruit: “We blijven elke maand evalueren wat beter kan. De software ontwikkelt zich continu en wij groeien mee. Als je aan de voorkant investeert in een goede inrichting, pluk je daar jarenlang de vruchten van.”
Mailuhu tot slot: “Zodra je repetitieve taken automatiseert, zie je het direct terug in je cijfers. Minder fouten, snellere doorlooptijden en een strakkere organisatie. Een goede marge begint bij inzicht en grip.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.
