De stapel papieren werkbonnen, urenadministratie in Excel en onnodige ritjes naar kantoor zijn verleden tijd bij Bouwbedrijf Gelens. Sinds de overstap naar een geïntegreerd ERP-systeem werkt het middelgrote bouwbedrijf uit Etten-Leur veel efficiënter – zowel in service en onderhoud als bij de realisatie van grote nieuwbouwprojecten. Mitchell Roovers, projectleider én mede-eigenaar, vertelt: “De software zorgt voor een directe verbinding tussen kantoor en bouwplaats.”
Roovers kent het bedrijf als zijn broekzak. Hij begon als leerling-timmerman en stroomde door naar de werkvoorbereiding, calculatie en uiteindelijk het mede-eigenaarschap. “Toen ik vanwege een blessure tijdelijk niet kon werken, kwam ik op kantoor terecht. Daar lagen de dossiers letterlijk in bakken gesorteerd op straatnaam. Alles ging op papier.”
Met 56 medewerkers opereert Bouwbedrijf Gelens op het snijvlak van luxe woningbouw, utiliteit en service- en onderhoudswerk. De combinatie van langdurige onderhoudscontracten en projectmatige nieuwbouw vraagt om een flexibel en schaalbaar softwaresysteem. Het inefficiënte systeem begon te haperen en Bouwbedrijf Gelens ging op zoek naar digitale oplossingen. “We wisten: als we willen doorgroeien, moeten we anders gaan werken. De oplossing vonden wij in ERP-software voor de bouw van Exact.”
Tijd is geld
Het werkgebied van Bouwbedrijf Gelens strekt zich uit van Breda tot Tilburg. Medewerkers stonden vroeger regelmatig op kantoor om nieuwe bonnen op te halen. “Zonde van de tijd”, zegt Roovers. “Met de mobiele app van Exact Online Bouw weet iedereen altijd en overal waar hij moet zijn en wat hij moet doen. Bonnen, werkorders, materiaalverbruik, uren – alles voeren we ter plekke in. Daarna wordt het automatisch gesynchroniseerd met de projectadministratie op kantoor.”
Vooral in het service- en onderhoudsdeel van het bedrijf levert dat enorme voordelen op. Roovers legt uit: “We hebben vaste prijsafspraken met woningcorporaties. Dankzij Exact Online Bouw kunnen we nu vooraf ingelezen prijslijsten koppelen aan werkbonnen. Dat zorgt voor grip op kosten én directe facturatie. Vroeger was dat handmatig werk met bonnen, nietjes en Excel-tabellen. Nu besparen we enorm op deze handelingskosten.”
Slimme bouwlogistiek
Een belangrijk pluspunt van de software van Exact is de mogelijkheid om eenvoudig te koppelen met andere applicaties. “Wij werken bijvoorbeeld met Power BI om bedrijfsgegevens in dashboards te zetten. Door de data uit Exact Online en de projectadministratie samen te brengen, hebben we realtime inzicht in de prestaties en KPI’s van ons bedrijf”, vertelt Roovers. Een van de grootste opdrachtgevers van Bouwbedrijf Gelens stuurt digitaal werkopdrachten in via een datarotonde. Roovers zegt hierover: “Die integratie met Exact Online Bouw is goud waard. Bonnen worden automatisch verwerkt, de status wordt teruggekoppeld en ook facturatie verloopt digitaal. Zonder deze koppeling hadden we die opdrachtgever waarschijnlijk verloren.”
Brede acceptatie op de werkvloer
Een veelgehoorde zorg in de sector is of vakmensen wel mee willen in digitalisering. Bouwbedrijf Gelens was hier volgens Roovers ook huiverig voor. “Maar het viel ontzettend mee. De jonge jongens pakten het snel op en hielpen de oudere collega’s. Natuurlijk is er altijd wel iemand die moppert dat hij geen administrateur is, maar de meesten zijn blij dat ze niet meer met papieren hoeven te slepen.” De invoering gebeurde stapsgewijs, met groepssessies en maandelijkse evaluaties. Inmiddels werkt iedereen – van timmerman tot projectleider – met de software. “Iedereen ziet wat hij moet doen, kan snel schakelen en voelt zich meer betrokken bij het proces. Dat is winst.”
Verbinding tussen kantoor en bouwplaats
Boy Mailuhu is bij Exact verantwoordelijk voor de ontwikkeling van software voor de bouwsector. Volgens hem is Exact Online Bouw speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote bouwbedrijven zoals Bouwbedrijf Gelens. “Alles draait om de verbinding tussen bouwplaats en kantoor. Met de mobiele app leggen medewerkers hun uren, materiaal en materieel vast op de plek waar het gebeurt. Dat vormt meteen de basis voor facturatie, nacalculatie en projectsturing. De open architectuur van onze software zorgt ervoor dat bedrijven zoals Bouwbedrijf Gelens eenvoudig kunnen koppelen met andere systemen – van calculatiesoftware tot Power BI en ERP-applicaties. We zien dat bedrijven daarmee stappen zetten in hun digitaliseringsproces. Digitalisering is geen doel op zich, maar een middel om beter te bouwen. Exact Online Bouw is een robuust fundament voor bedrijven die vooruit willen.”
Bijblijven
Bouwbedrijf Gelens wil verder groeien, maar dan wel gecontroleerd. “We willen onze processen nog strakker inrichten en nieuwe functionaliteiten uit Exact Online Bouw blijven benutten. Denk aan beter materiaalbeheer en het verder automatiseren van planningen”, zegt Roovers. “Ik trek daar bewust maandelijks een dagdeel voor uit: wat is er nieuw, wat kunnen we verbeteren? Je moet blijven ontwikkelen – net als de software.” Zijn advies aan andere bouwbedrijven is helder: “Ga kijken bij collega-aannemers die al met ERP-software werken en steek vooral aan de voorkant tijd in de inrichting. Als je die investering doet, pluk je er jarenlang de vruchten van. Van de efficiëntie die we nu behalen, hadden we vijf jaar geleden alleen maar kunnen dromen.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.