Wie in de bouw werkt, weet dat de werkvoorbereiding het fundament onder elk project is. Planningen, bestekken, materiaallijsten en natuurlijk de tekeningen: alles moet kloppen voordat de eerste paal de grond in gaat. En hoewel er steeds meer digitaal gebeurt, komt er op een gemiddeld bouwkantoor nog flink wat uit de printer. Juist daar gaat het verrassend vaak mis.
Een printer die hapert lijkt een detail, maar in de werkvoorbereiding heeft het directe gevolgen. Een uitvoerder die zonder actuele tekeningen naar de bouwplaats vertrekt, of een offerte die later de deur uit gaat dan gepland. In dit artikel lees je hoe managed print services de werkvoorbereiding ontlast, zodat je team zich kan richten op het werk waar het echt om draait.
Waarom papier in de werkvoorbereiding nog altijd een rol speelt
Je zou denken dat papier in de bouw langzaam verdwijnt. Er wordt gewerkt met BIM, tablets en digitale dossiers. Toch zie je op de bouwplaats nog overal geprinte tekeningen liggen. Dat is ook logisch: een grote tekening op de tafel in de bouwkeet leest een stuk prettiger dan een scherm vol vingerafdrukken, zeker als je met meerdere mensen tegelijk overlegt.
Ook op kantoor speelt papier een rol. Werkmappen voor de uitvoerder, contractstukken die getekend moeten worden en aanvragen voor vergunningen gaan vaak nog op papier de deur uit. Daarnaast willen veel opdrachtgevers een fysieke offerte of presentatie op tafel. Printen hoort dus gewoon bij het vak, ook al denkt niemand er bewust over na.
Waar het printen in de bouw vaak vastloopt
Het probleem zit zelden in het printen zelf, maar in alles eromheen. Een werkvoorbereider die op vrijdagmiddag de tekeningen voor maandag wil afdrukken en ontdekt dat de plotter geen inkt meer heeft. Een multifunctional op kantoor die steeds dezelfde storing geeft. Of een printer in de bouwkeet waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt, totdat hij het niet meer doet.
Daar komt bij dat veel bouwbedrijven met meerdere locaties werken. Er is een hoofdkantoor, soms een tweede vestiging en daarnaast een wisselend aantal projectlocaties. Elk met eigen apparatuur, eigen toners en eigen onderhoudsafspraken. Overzicht ontbreekt dan al snel, en dat merk je pas als het een keer echt knelt.
Ook versiebeheer is een bekend pijnpunt. In de bouw veranderen tekeningen regelmatig. Als een oude versie nog in de printer of op de bouwplaats rondslingert, is de kans op fouten in de uitvoering groot. En fouten op de bouwplaats herstellen is altijd lastiger dan ze op papier voorkomen.
Wat managed print services voor een bouwbedrijf regelt
Bij managed print services besteed je het beheer van je complete printomgeving uit aan een gespecialiseerde partij. Die houdt de apparaten op afstand in de gaten, ziet wanneer toner of inkt bijna op is en zorgt voor tijdige levering. Tellerstanden worden automatisch doorgegeven en onderhoud wordt ingepland voordat een apparaat uitvalt.
Voor een bouwbedrijf betekent dat vooral rust. De werkvoorbereider hoeft niet meer zelf achter cartridges aan en de office manager hoeft geen monteur meer te bellen. Mocht er toch een storing optreden, dan is er een vast aanspreekpunt dat het oppakt.
Daarnaast krijg je inzicht in hoe er binnen je bedrijf geprint wordt. Welke apparaten worden veel gebruikt, welke staan vooral stof te verzamelen en waar zou een zwaarder apparaat of een grootformaat printer meer opleveren? Met die informatie richt je de printomgeving in op wat je team echt nodig heeft. Ook beveiliging hoort erbij. Met secure printing komt een document pas uit de printer als de eigenaar ernaast staat, zodat contracten en prijsopgaven niet voor iedereen zichtbaar in de opvangbak liggen.
Zo kies je een printpartner die past bij jouw bouwbedrijf
Niet elke printpartner is even goed op de bouw ingesteld. Let er daarom op dat de partij ervaring heeft met grootformaat printen en plotters, want bouwtekeningen stellen andere eisen dan gewone kantoordocumenten. Denk aan formaat, scherpte en de snelheid waarmee je een complete set tekeningen afdrukt.
Kijk ook naar onafhankelijkheid. Een partij die niet vastzit aan een merk kan eerlijker adviseren over welke apparaten bij jouw bedrijf passen. Dat is handig als je bestaande apparatuur wilt vervangen of meerdere locaties wilt gelijktrekken.
Tot slot is de service doorslaggevend. Een bereikbare helpdesk en monteurs die door het hele land werken zijn geen luxe als je projecten op verschillende plekken hebt lopen. Want een planning in de bouw wacht niet op een printer die stilstaat.
Merk je dat het printen binnen je bouwbedrijf meer tijd vraagt dan nodig is, dan loont het om eens kritisch naar je printomgeving te kijken. Met managed print services en een ervaren specialist als PCI aan je zijde houdt de werkvoorbereiding haar handen vrij voor waar het echt om gaat: projecten die goed voorbereid en op tijd van start gaan.
