Van losse spreadsheets en apps naar realtime inzicht in je bedrijfsprocessen en facturatie. Bij een groeiend bedrijf hoort een slimme en efficiënte organisatie. Tot dat inzicht kwam familiebedrijf Maas Vastgoedonderhoud. Met behulp van Exact Online Bouw zijn het kantoor en de werkvloer nu één gestroomlijnde machine.
“Uren uit de ene app, kosten uit Excel en facturatie weer in een ander systeem”, blikt Sophie Maas terug op de periode voor de aanschaf van Exact Online Bouw. Samen met haar zus Annemarie heeft zij de dagelijkse leiding over Maas Vastgoedonderhoud. “De administratie klopte. Daar lag het niet aan. We hielden het allemaal bij, maar wel met kunsten vliegwerk”, zegt ze met een knipoog.
Bij het Tilburgse familiebedrijf, met een geschiedenis van 105 jaar, groeide het besef dat die manier van werken niet langer houdbaar was. Maas Vastgoedonderhoud ontwikkelde zich van traditioneel schildersbedrijf tot brede onderhoudspartner voor woningcorporaties. Met 40 vakmensen buiten en een compacte backoffice groeit de organisatie gestaag door. Juist die groei legde de zwakke plekken in de processen bloot. “Toen we kleiner waren, konden we het nog opvangen met korte lijnen”, vertelt Sophie. “Maar naarmate je groeit, moet je kunnen vertrouwen op je data. Anders raak je het overzicht kwijt.”
Op achterstand
Het werk van Maas Vastgoedonderhoud draait om planmatig onderhoud. Jaarlijks worden complete woningcomplexen aangepakt, vaak op basis van langdurige contracten met woningcorporaties. Het proces is strak georganiseerd: ruim van tevoren worden projecten opgenomen, begroot en ingepland. Toch ontbrak er één cruciaal element: een centrale plek waar alle informatie samenkwam.
“De nacalculatie deden we in Excel, uren stonden weer ergens anders en facturatie liep via een apart systeem”, zegt Annemarie. “Alles was verspreid. Je moest constant schakelen om een compleet beeld te krijgen. In drukke periodes bleef administratie liggen. Soms werk je drie weken terug en dan zie je pas wat er is gebeurd. Maar dan ben je eigenlijk al te laat om bij te sturen.”
Puzzelstukje gelegd
De behoefte was helder: één systeem dat projectadministratie, uren en facturatie samenbrengt. Die oplossing vond Maas Vastgoedonderhoud in Exact Online Bouw. Niet als losstaand systeem, maar als uitbreiding op wat er al stond. “Wij werkten al met Exact Online voor de boekhouding”, legt Sophie uit. “Toen we zagen dat Exact ook een oplossing had voor de bouw, viel het puzzelstukje meteen op zijn plek. De kracht zit in de integratie. Alles wat in het project gebeurt, stroomt automatisch door naar de financiële administratie. Facturen, uren en kosten. Je hoeft niets meer dubbel in te voeren.”
Directe lijn
Waar voorheen informatie met vertraging binnenkwam, is er nu een directe verbinding tussen de projecten buiten en kantoor. Medewerkers boeken hun uren direct op het project en de juiste kostensoort, terwijl de administratie realtime meeloopt. “Met één druk op de knop zien we hoe een project ervoor staat”, zegt Annemarie. “Dat geeft rust, maar vooral controle.”
Volgens Boy Mailuhu, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van software voor de bouw bij Exact, is dat precies waar de software op ingericht is. “We keken hoe processen in de bouw echt werken, zowel op kantoor als op de bouwplaats. Die hebben we zo simpel mogelijk vertaald naar software. Geen ingewikkelde stappen, maar direct inzicht.”
Efficiencyslag
De impact op de organisatie is aanzienlijk. Vooral op de backoffice is de verandering groot. “Het scheelt ons zeker een halve fte”, zegt Annemarie. “Voorheen waren we uren bezig om alles bij elkaar te zoeken en te verwerken. Nu is het grotendeels geautomatiseerd. Ook facturatie verloopt aanzienlijk efficiënter. Je richt het één keer goed in en daarna gaat het automatisch. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook fouten. Die eenvoud blijkt essentieel op de werkvloer. Nieuwe medewerkers werken er moeiteloos mee. Binnen vijf minuten hebben ze het door.”
Nieuwe inzichten
Naast efficiëntie levert het systeem ook nieuwe inzichten op. Door koppelingen met externe tools zoals dashboards, krijgt Maas Vastgoedonderhoud beter zicht in prestaties per project en per woning. “We kunnen nu analyseren hoe lang we over een woning doen en wat het kost”, zegt Sophie. “Dat helpt ons om steeds beter te worden.”
Volgens Mailuhu ligt daar nog meer potentie. “De kracht van Exact zit ook in de openheid. Door koppelingen met andere systemen kun je processen verder automatiseren en optimaliseren. Ik zie ook nog wel extra kansen voor Maas Vastgoedonderhoud. Door onze planningsfunctionaliteit en inspectielijsten te integreren, kun je je werkproces nog verder optimaliseren.”
Kiezen is het credo
Voor andere bouw- en onderhoudsbedrijven heeft Sophie een duidelijke les. Zij moeten volgens haar een duidelijke keuze maken om volledig over te gaan. “Blijf niet werken met meerdere systemen naast elkaar. Dan krijg je alleen maar onduidelijkheden. Kortom: leren om los te laten. Alles komt nu samen in één systeem. Dat maakt ons werk niet alleen makkelijker, maar vooral beter.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.
